LES WEBRÉUNIONS #7 – Quelles ressources prévoir pour ma réunion en ligne ?

L’organisation réussie d’une réunion publique en ligne passe par la mise en place de compétences complémentaires.

Cette phase classique d’une réunion publique se retrouve en ligne. Il faut en revanche intégrer différents éléments :

• La durée

Nous l’avons dit les séquences doivent être plus courtes.

• Le ton

Un discours trop didactique ou trop technique entrainera le départ rapide de certains participants. Il convient de privilégier les présentations pédagogiques et le mode « interview ».

• Les supports

La réalisation de schémas, l’utilisation de photos ou la réalisation d’un motion design sont de très bons moyens de présenter dans un temps limité le thème de la réunion.

• La formation

Si la présentation du projet en débat n’est pas réalisée par l’animateur, il faut prévoir une formation de l’orateur qui en sera chargé.

Dans le même esprit que dans les réunions publiques classiques, un animateur dirige et organise les échanges. Son rôle est majeur, car la dynamique des échanges est essentielle. Il jouera en plus le rôle de lancement des actions de participation et donnera la parole à certains si cela est possible ou prévu.

Le volet technique est d’autant plus important qu’une contrainte dans ce domaine empêchera toute réception des échanges. Quand un micro « lâche » dans une réunion publique, on peut crier pour se faire entendre. En ligne cela n’est pas possible.

Le modérateur a pour vocation de contrôler les participations via les chats et les demandes de prise de parole en ligne. C’est lui en particulier qui fera remonter à l’animateur les questions posées ou les demandes de prise de parole.

A l’issue de la réunion publique en ligne il s’agira, comme d’habitude, de réaliser la synthèse et l’analyse de ces échanges. Celles-ci seront, nous le verrons, plus simples et complètes.

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Lundi, nous vous présenterons les dispositifs complémentaires qu’il est possible d’intégrer à votre réunion publique en ligne.