Comme promis, place au 5ème volet de notre série consacrée aux réunions publiques en ligne. Aujourd’hui, nous vous donnons les clés pour réussir l’animation en ligne de votre réunion.
Une des clés de réussite repose sur le fait que la réunion publique soit animée par un animateur et un modérateur.
L’animateur est le gardien de l’ordre du jour de la réunion, des temps de présentation et d’expression et assure le bon déroulement des échanges.
Le modérateur l’accompagne pour la gestion de la participation des internautes (questions/réponses, chat, prise de parole et la diffusion de supports).
En amont, un rendez-vous pour les réglages techniques
Quelques jours ou quelques minutes avant la réunion en ligne, un test est recommandé pour identifier et régler les éventuels problèmes techniques : connexion, son, image… Cette précaution permet d’éviter que ceux-ci surviennent en cours de réunion, altérant sa qualité et son intérêt.
La présentation des règles du jeu de la réunion et les réglages techniques
En ouverture de la rencontre, l’animateur rappelle aux participants les règles de bon déroulement de la réunion : durée de celle-ci, consignes d’utilisation des micros et caméras, modalités d’échanges…
La présentation du projet en débat
Nous le verrons la présentation d’un projet est beaucoup plus complexe car la durée et l’animation de celle-ci sont essentielles. Il faut plutôt prévoir une interview plutôt qu’un exposé.
La remontée de la participation
Il faut un modérateur pour valider le plus souvent en aval, les textes ou remarques qui sont écrites dans les chats. L’expérience montre que la violence des écrits sur le net est très forte en particulier en raison de l’anonymat des participants qui peuvent inventer une adresse ou un nom.
Cette modération est également nécessaire pour les prises de parole, mais cela est également le cas dans les réunions publiques classiques.
Un modérateur pourra identifier ceux qui veulent prendre la parole et pourra échanger en amont avec eux pour identifier les thèmes directement liés au débat.
L’organisation des échanges
Une réunion doit par nature donner la parole à des internautes, mais il est très difficile de voir tous ceux qui veulent s’exprimer. La sélection se fera en amont par le modérateur mais l’animateur donnera la parole, relancera les intervenants et cadrera l’intervention de chacun.
La diffusion de documents
L’animateur peut également décider en liaison avec la régie technique de diffuser des supports d’information et d’explication. Lancement de Powerpoint, de vidéo ou de motion design, il faut intégrer la diffusion de supports de ce type.
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Lundi de Pentecôte oblige, nous nous retrouvons mardi pour vous faire découvrir les différents moyens permettant de donner la parole au public durant votre réunion publique.
Pour (re)découvrir les 4 derniers articles c’est ici :
LES WEBRÉUNIONS #1 - Pourquoi organiser une réunion publique en ligne ?
LES WEBRÉUNIONS #2 - Quel profil et quels objectifs pour la réunion publique en ligne ?
LES WEBRÉUNIONS #3 - Quelle application choisir pour ma réunion publique en ligne ?
LES WEBRÉUNIONS #4 - Comment informer les participants de la réunion publique en ligne ?